효율적인 생산성: 입문자 체크리스트
왜 생산성이 중요한가?
저는 처음 직장생활을 시작했을 때 생산성이란 단어가 참 막연하게 느껴졌습니다. 업무가 늘어나면서 스트레스는 쌓이고, 시간은 부족하다고 느꼈죠. 이때 선배가 조언해준 게 바로 '생산성 향상'이었습니다. 그는 매일 아침 10분씩 업무 계획을 세우고, 일정한 시간에는 업무 외 메시지를 보지 않으며 집중 시간을 확보했다고 합니다. 그 이야기에 저는 적잖이 충격을 받았습니다. 업무 습관 하나하나가 결과에 얼마나 큰 영향을 미치는지를 생각해보지 않았기 때문입니다.
입문자를 위한 생산성 체크리스트
저와 같은 경험을 한 분들을 위해, 경험에서 우러나온 생산성 향상 체크리스트를 만들어 봤습니다. 이 체크리스트를 통해 여러분의 업무 효율성을 한 단계 끌어올려 보세요.
# 1. 하루 시작 10분 투자하기
아침에 출근해서 자리에 앉으면, 우선 전날의 일정을 검토하고 그날 해야 할 일의 우선순위를 정리해보세요. 저 같은 경우 선배의 조언을 받아들여 하루를 ‘우선순위 1, 2, 3’ 형태로 나눴습니다. 이렇게 하면 쏟아지는 업무에도 덜 혼란스럽고, 가장 중요한 일부터 처리가 가능합니다.
# 2. 중요한 일부터 처리하기
이른바 '개구리 삼키기' 방법이죠. 가장 하기 싫거나 중요한 일을 먼저 하는 겁니다. 연구에 따르면, 업무 생산성이 높은 사람들이 어려운 일을 먼저 끝내려는 경향이 있다고 합니다. 제 경우에도 가장 불편한 자료 조사나 보고서 작성을 먼저 끝내고 나면 나머지 일들이 어떻게든 쉽게 해결되더군요.
# 3. 25분 집중, 5분 휴식의 원칙
'포모도로 기법'이라고 들어보셨나요? 이 방법은 업무를 25분간 집중해서 처리하고, 5분간 휴식을 취하는 방식입니다. 저는 이 기법을 통해 그전에는 하루가 끝나면 녹초가 되었던 제 자신을 조금 더 여유롭게 만들 수 있었습니다. 이런 방식은 뇌가 피로를 느끼기 전에 짧은 휴식을 제공하여 장기적으로 집중력을 높이는 데 효과적입니다.
외부 환경 정리하기
제가 어느 날 사무실 책상을 보면서 깨달았던 사실은 ‘내 주변 환경이 내 정신 건강과 생산성에 큰 영향을 미친다’는 것이었습니다. 책상이 어지럽혀져 있으면 일에 집중하기가 어렵고, 정리된 공간에서는 자연스럽게 집중력이 증가하는 걸 느꼈습니다.
# 1. 정리된 책상 만들기
책상을 구성하는 데 모든 물건이 필요하지는 않습니다. 불필요한 물건은 서랍이나 별도의 공간에 넣어두세요. 정돈된 책상은 마음의 정리도 도와 줍니다.
# 2. 소음 줄이기
집중을 방해하는 가장 큰 요소 중 하나가 소음입니다. 저는 업무에 집중하기 힘들 때 노이즈 캔슬링 헤드폰을 착용하고, 평화로운 음악을 듣습니다. 일부 연구에서는 이 방법이 실제 생산성 향상에 기여한다고 하니, 한 번 시도해 보세요.
기술 활용하기
현대 사회에서 기술은 생산성 향상에 크게 기여할 수 있습니다. 특히 작업 관리 앱과 같은 도구는 투-두 리스트 작성을 돕고 복잡한 프로젝트도 한눈에 파악할 수 있게 해줍니다.
# 1. 작업 관리 앱 사용하기
어느 날 저는 '트렐로'라는 작업 관리 툴을 본격적으로 사용하기 시작했습니다. 각 카드를 통해 진행 상황을 한눈에 볼 수 있어서 협업에서도 굉장히 유리했습니다. 여러분도 자신에게 맞는 작업 관리 앱을 찾아 효율적으로 업무를 관리해 보세요.
# 2. 자동화 도구 활용하기
시간이 오래 걸리는 일일수록 자동화 도구를 활용하세요. 저와 같은 경우 개인적 작업에 'IFTTT'라는 스마트한 앱을 사용하고 있습니다. 메일을 자동 분류하고, 반복적인 작업을 줄여 시간 절약에 큰 도움을 받고 있습니다.
마무리하며
우리는 누구나 생산성의 벽에 부딪힐 때가 있습니다. 그러나 좋은 습관과 도구를 통해 충분히 극복할 수 있습니다. 일단 작은 변화부터 시작해 보세요. 오늘 제가 함께 나눈 체크리스트가 여러분의 업무 효율성을 높이는 데 작은 도움이 되기를 바랍니다.
한번 시작해 보면, 그 영향력은 상상 이상일 것입니다. 더 깊고 즐거운 일터 생활을 응원합니다.
